Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

ATTENTION : La société INTERTEK France met à jour sa documentation en matière de protection des données personnelles. Cette politique est susceptible d’évoluer et nous vous invitons à la consulter régulièrement. Nous restons à votre disposition pour toutes vos questions, par mail (rgpd.france@intertek.com) ou par courrier , à l’adresse Ecoparc 2, Allée de la Fosse Moret, 27400 Heudebouville

La société INTERTEK France accorde du prix à la protection de la vie privée et des données personnelles et s’engage à protéger vos données en conformité avec le Règlement (UE) n° 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) et la loi informatique et libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.

La présente politique de confidentialité (ainsi que les documents visés par celle-ci) (nommée la « Politique de confidentialité » dans le texte) vous informe sur la façon dont la société INTERTEK France collecte et traite vos données à caractère personnel par le biais de notre Site web https://www.intertek-etudescliniques.com/ et de nos applications mobiles notamment le site UTOPIA (nommé « Utopia » dans le texte). Le site est exploité par la société INTERTEK France (« nous », « notre », « nos », « nôtre », « nôtres »), située Ecoparc 2, Allée de la Fosse Moret, 27400 Heudebouville, inscrite au registre du commerce et des sociétés sous le numéro 302 607 486 RCS Evreux.

Cette Politique de confidentialité explique nos pratiques de collecte d’informations sur le Site internet et Utopia, notamment les types d’informations collectées au sujet des Utilisateurs du Site et d’UTOPIA et la façon dont nous les utilisons. Cette Politique de confidentialité s’applique à tous les Utilisateurs qui utilisent le Site et UTOPIA (« vous », « votre », « vos », « vôtre », « vôtres », les « Utilisateurs »).

Vous pouvez être informé à tout moment sur la protection de vos données personnelles en contactant la société INTERTEK France :

  • par courrier, à l’adresse Ecoparc 2, Allée de la Fosse Moret, 27400 Heudebouville
  • par mail à l’adresse rgpd.france@intertek.com

Définitions

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information qui se rapporte à une personne physique identifiée ou identifiable.

Une personne physique est réputée identifiée ou identifiable, soit directement ou indirectement, notamment par la référence à un identifiant, tel qu’un nom (nom de famille, prénom), numéro d’identification (numéro de téléphone), données de localisation (données GPS, adresse), un identifiant en ligne (pseudonyme, adresse IP), ou à plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique (informations bancaires, revenus), culturelle (mode de vie, religion) ou sociale (informations sur la situation familiale).

La définition de la donnée à caractère personnel est très large et recouvre de nombreuses données.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle sensible ?

Une donnée personnelle est dite sensible lorsqu’elle révèle une origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale. Les données génétiques ou biométriques ainsi que les données relatives à la santé ou concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle sont également des données sensibles.

Le traitement de ces données est par principe interdit et soumis à un cadre juridique spécifique.

Qu’est-ce qu’un traitement de données à caractère personnel ?

Un traitement de données à caractère personnel est toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur de telles données, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement ou interconnexion, verrouillage, effacement ou destruction…)

Qui est le responsable de traitement des données personnelles ?

Le responsable de traitement des données à caractère personnel est la société INTERTEK France qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du Site et d’UTOPIA.

Qu’est-ce que le consentement ?

Certaines opérations de traitement de données personnelles ne peuvent être effectuées qu’après avoir recueilli votre consentement, à travers un acte positif et explicite. Ainsi, le traitement de vos données de santé nécessite le recueil de votre consentement explicite, à travers des garanties particulières.

 

  1. Quelles sont les données personnelles collectées par la société INTERTEK France dans le cadre de notre site internet https://www.intertek-etudescliniques.com/ et du fonctionnement d’UTOPIA ?

La société INTERTEK France ne recueille et ne traite que les Données Personnelles strictement nécessaires pour la conduite des études cliniques qu’elle met en place et la constitution de sa base de données de volontaires.

La société INTERTEK France collecte vos Données Personnelles lors des étapes suivantes :

  • demande de contact ou de participation à une étude via les formulaires du site https://www.intertek-etudescliniques.com/;
  • création de compte sur UTOPIA ;
  • renseignement de questionnaires sur UTOPIA ;
  • visite médicale et examens médicaux ;
  • utilisation du Site et d’UTOPIA dans le cadre de la participation à des études cliniques (renseignement de questionnaires dédiés);
  • recueil d’information lors de l’utilisation du Site et d’UTOPIA (cookies etc) ;
  • indemnisation lors de la participation à des études ;

Dans le cadre de votre recrutement et de votre participation à une étude clinique en tant que volontaire, la collecte de vos données se déroule en trois étapes sur le fondement de votre consentement libre, explicite, spécifique, éclairé et univoque.

A chaque étape, le recueil de votre consentement explicite sera effectué par INTERTEK France. En effet, la réalisation d’études cliniques implique de collecter des données de santé vous concernant qui sont des données sensibles et font l’objet d’une protection particulière.

Si vous ne souhaitez pas consentir ou si vous changez d’avis en cours de parcours, vos données ne seront pas recueillies.

Vous avez aussi la possibilité d’accéder à tout moment à vos Données Personnelles collectées par INTERTEK France en faisant une demande d’exercice de droit et en nous contactant rgpd.france@intertek.com.

  • Etape 1 :

Lors de votre inscription sur UTOPIA, les données que nous collectons à travers un questionnaire spécifique correspondent à la phase de pré-inscription à une étude clinique.

Lors de cette étape, INTERTEK France ne collecte que les données nécessaires pour évaluer si vous pouvez participer à une étude clinique sans risque pour votre santé.

Ces informations nous permettent de vous recontacter ensuite afin de vous proposer une visite médicale qui validera votre inscription et déterminera la possibilité de vous intégrer ou non dans notre base de données de volontaires.

Vous pourrez retrouver à tout moment les informations que vous avez renseignées sur votre compte UTOPIA.

Lors de la création de votre compte sur UTOPIA, certaines Données Personnelles concernant des antécédents médicaux graves incompatibles avec la participation à une étude clinique seront recueillies. Ces informations sont obligatoires afin de protéger votre santé et de déterminer si vous pouvez participer ou non à une étude clinique. Dans certains cas, du fait de vos antécédents médicaux, vous ne pourrez pas devenir volontaire et participer à une étude.

Ces informations ne peuvent être recueillies par INTERTEK France qu’avec votre consentement. Si vous ne consentez pas au traitement de vos données, INTERTEK France ne vous contactera pas et procèdera à la suppression immédiate de vos données.

  • Etape2 :

A la suite du renseignement du premier questionnaire, vous serez contacté par INTERTEK France pour participer à une visite médicale.

Afin de préparer cette visite, vous devrez renseigner un questionnaire sur UTOPIA comprenant de nombreuses questions concernant vos antécédents allergiques, dermatologiques et médicaux.

Le recueil de ces données et leur traitement par INTERTEK France est soumis au recueil de votre consentement explicite.

INTERTEK France recueille ces données pour valider votre inscription et déterminer votre aptitude à participer à l’étude clinique envisagée et intégrer la base de données de volontaires.

Par ailleurs, cette visite médicale permet de vérifier l’exactitude de vos données personnelles et d’éviter tout risque pour votre santé.

Vous pourrez retrouver à tout moment les informations que vous avez renseignées sur votre compte UTOPIA.

Lors de la visite médicale, il vous sera demandé de justifier d’une pièce d’identité et de votre couverture sociale ou non, ces données n’étant jamais conservées par INTERTEK.

Vos coordonnées bancaires (pour la réception de vos indemnités) vous seront également demandées.

  • Etape 3 :

Une fois votre candidature validée, vous pourrez être recontacté afin de participer à une étude clinique. La participation à une étude nécessite en général de renseigner des données complémentaires et notamment des données de santé vous concernant, conformément aux objectifs précis de chaque étude.

A ce titre, il pourra vous être demandé de renseigner un nouveau questionnaire spécifique, propre à chaque étude et établi en fonction de ses caractéristiques. Vos données ne pourront être recueillies que sur le fondement de votre consentement explicite recueilli dans ce questionnaire.

Le recueil de ces données et leur traitement par INTERTEK France est soumis au recueil de votre consentement explicite.

  1. Quelle est le fondement légal qui autorise INTERTEK France à traiter vos données personnelles ?

La société INTERTEK France collecte vos données sur les fondements suivants :

  • Votre consentement (article 6(1)(a) du RGPD) ;
  • Votre consentement explicite lorsque vos données de santé sont traitées (article 9(2)(a) du RGPD) ;
  • L’exécution d’un ou de contrat(s) au(x)quel(s) la société INTERTEK France est partie (article 9(2)(b) du RGPD) ;
  • Une ou des obligations légales au(x)quel(les) la société INTERTEK France est soumise (article 6(1)(c) du RGPD) ;

Base légale du traitement des Données Personnelles du candidat et du volontaire à une étude clinique par la société INTERTEK France

Traitements mis en place par la société INTERTEK FRANCE

Consentement

–  Inscription à la newsletter

– Prise de contact avec le futur volontaire et validation des volontaires

–  Utilisation du site internet et d’UTOPIA par le volontaire

–  Participation à une ou des étude(s) clinique(s) par le volontaire

–  Conservation dans la base de données des volontaires de la société INTERTEK France

Consentement explicite

– Participation aux questionnaires et rendez-vous médicaux

– Participation à une étude clinique

– Utilisation du site internet et d’UTOPIA par le volontaire

– Participation à une ou des étude(s) clinique(s) du volontaire

– Conservation dans la base de données des volontaires de la société INTERTEK France

Exécution d’un contrat

–  Exécution d’un contrat auquel la société INTERTEK France est partie, comme responsable de traitement, responsable de traitement conjoint ou sous-traitant au sens du RGPD

Obligation légale

– Conservation dans la base de données des volontaires de la société INTERTEK France

– Renseignement des demandes d’exercice de droits du volontaire

– Indemnisation des volontaires

– Renseignement des demandes des autorités compétentes, le cas échéant

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement, vous disposez du droit de retirer votre consentement, à tout moment. Dans ce cas, la société INTERTEK France ne pourra plus procéder au traitement de vos données personnelles.

  1. Pourquoi collectons-nous et utilisons-nous vos données personnelles (finalités) ?

La société INTERTEK collecte les données personnelles adéquates, pertinentes, strictement nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées dans le respect du principe de minimisation des données.

Nous traitons vos Données Personnelles pour les finalités suivantes :

  • Communiquer avec vous dans le cadre de votre inscription et de votre participation à une étude clinique ;
  • Vous permettre de créer votre compte sur UTOPIA ;
  • Communiquer avec vous, via UTOPIA ou en vous contactant directement (mail, téléphone etc…) ;
  • Mettre à jour vos informations afin de déterminer si vous pouvez participer à une étude clinique ou à une nouvelle étude clinique, en fonction des critères spécifiques de chaque étude ;
  • Organiser vos rendez-vous et examens médicaux dans le cadre des études ;
  • Gérer notre base de données de volontaires ;
  • Permettre votre indemnisation, le cas échéant ;
  • Mise en place des études cliniques avec nos Sponsors et investigateurs (conduite des études, traitement des données, archivage) ;
  • Respecter nos obligations contractuelles, légales et règlementaires.

4. Combien de temps conservons-nous vos données ?

La société INTERTEK France s’engage à conserver vos données à caractère personnel de manière limitée pendant la durée nécessaire à l’exécution des activités pour lesquelles nous les avons recueillies, notamment pour satisfaire à des obligations juridiques, comptables ou de signalement.

La durée de conservation de vos Données Personnelles fait l’objet d’une procédure mise en place par INTERTEK France, avec pour objectif de limiter la conservation de vos données lorsqu’elles ne sont pas nécessaires pour la conduite d’études cliniques.

En particulier, la société INTERTEK France vous informe que

  • lorsque vous ne conduisez pas un parcours d’inscription à son terme, que vous n’effectuez pas la visite médicale ou que vous cessez mettre fin à votre inscription comme volontaire, vos données sont supprimées après sept (7) jours.
  • lorsque vous avez effectué les trois étapes du parcours du volontaire et que vous êtes déclaré valide pour participer à une étude, vos Données Personnelles sont conservées dans notre base de données pendant cinq (5) années.

Si vous n’avez effectué aucune étude clinique après votre inscription, vos données seront supprimées au bout de cinq (5) années. Si vous participez régulièrement à des études, vos données sont conservées dans notre base de données.

Le traitement de vos données dans le cadre d’une étude clinique peut également faire l’objet de durée de conservation et d’archivage spécifiques, à la demande des clients de la société INTERTEK France.

En tout état de cause, si vous ne souhaitez plus consentir au traitement de vos données ou si vous changez d’avis en cours de parcours, vos données ne seront plus recueillies.

Si vous souhaitez être informé plus en détail de notre politique de durée de conservation, vous pouvez contacter le Délégué à la Protection de la société INTERTEK France : par voie postale à l’adresse suivante à : INTERTEK France, Délégué à la Protection des Données, Ecoparc 2, Allée de la Fosse Moret, 27400 Heudebouville ou par mail à rgpd.france@intertek.com.

Lorsque nous conservons vos données, nous mettons en place des modalités sécurisées d’archivage, afin de prévenir toute violation de données et toute atteinte à votre vie privée.

Au terme des délais de conservation prévus, vos données font l’objet d’une destruction sécurisée.

5. Quels sont vos droits ?

Conformément à législation applicable, vous disposez

  • D’un droit d’accès relatif aux données à caractère personnel vous concernant, c’est-à-dire demander quelles sont vos données traitées et en demander une copie
  • D’un droit de rectifier et d’effacer vos données
  • D’un droit de limitation du traitement de vos données
  • D’un droit d’opposition au traitement de vos données (notamment en cas de prospection commerciale)
  • D’un droit à la portabilité de vos données (pour les transmettre à une autre entité).

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement et de votre consentement explicite, vous disposez du droit de retirer votre consentement, à tout moment.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : https://www.cnil.fr/.

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment auprès du Délégué à la Protection de la société INTERTEK France : par voie postale à l’adresse suivante à : INTERTEK France, Délégué à la Protection des Données, Ecoparc 2, Allée de la Fosse Moret, 27400 Heudebouville ou par mail à rgpd.france@intertek.com.

Une pièce d’identité pourra vous être demandé afin de vérifier votre identité. Ces informations ne seront communiquées qu’à des fins d’identification de l’Utilisateur et ne seront pas conservées pour une durée excédant celle nécessaire au traitement de la réponse. La demande précisera l’adresse email ou postale à laquelle devra parvenir l’éventuelle réponse. INTERTEK FRANCE disposera d’un délai de 2 (deux) mois pour répondre suivant réception de la demande.

En complément d’information, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL et notamment « Les droits pour maitriser vos données personnelles ».

6. Comment et quand communiquons-nous vos informations à des tiers ?

Vos Données Personnelles ne sont jamais transmises à des tiers à des fins commerciales ou d’exploitation commerciale.

Les données que nous avons recueillies à votre sujet peuvent être transmises à des tiers dans des cas et conditions explicitement prévues :

  • Nos prestataires

Vos nom, prénom adresse mail et/ou coordonnées téléphoniques peuvent être transmis à nos prestataires afin de vous contacter (plateforme d’emailing, centre d’appels…).

Nous pouvons communiquer les informations à notre société-mère et à nos filiales et sociétés affiliées pour des motifs internes.

Nous nous réservons également le droit de divulguer et de transférer lesdites informations : (i) au prochain propriétaire, au copropriétaire ou à l’exploitant d’UTOPIA ou de la base de données applicable ; ou (ii) en cas de fusion, de consolidation, de restructuration, de la vente de la totalité ou quasi-totalité de nos participations et/ou actifs ou de toute autre modification de l’entreprise, y compris dans le cadre d’un processus d’audit préalable.

  • Nos salariés habilités

Vos données à caractère personnel peuvent être accessibles par nos salariés habilités notamment le médecin en charge de la visite médicale, nos chargés de recrutement, ainsi que les membres de l’équipe informatique.

Nous pouvons communiquer vos informations dans le cadre autorisé par le droit en vigueur :

(i) pour satisfaire aux exigences d’une loi ou réglementation en vigueur, d’une citation, d’une demande administrative ou d’une procédure juridique si nous estimons en toute bonne foi que ladite communication est imposée ou autorisée par le droit en vigueur ;

(ii) pour protéger et/ou défendre nos Conditions d’utilisation ou d’autres règlements applicables au Site et à UTOPIA, notamment pour enquêter au sujet de possibles violations de ceux-ci ;

(iii) pour préserver la sécurité du Site et d’UTOPIA ou de tiers, ou protéger leurs droits ou leurs titres de propriété ; et/ou

(iv) pour détecter, empêcher ou traiter de toute autre manière des problèmes techniques, de fraude ou de sécurité. Par ailleurs, dans la mesure maximale autorisée par le droit en vigueur, nous pouvons utiliser des adresses IP pour identifier des Utilisateurs, notamment en coopération avec des tiers comme des détenteurs de droits d’auteur, des fournisseurs de services Internet, des fournisseurs de services sans fil et/ou des organismes de police.

 

7. La sécurité et la confidentialité de vos données

La société INTERTEK France met en œuvre les mesures organisationnelles et techniques destinées à assurer un haut niveau de sécurité de vos Données Personnelles.

La société INTERTEK France prend toutes les précautions utiles, pour empêcher l’accès à vos données à caractère personnel par des tiers non autorisés (protection physique des locaux, sécurisation des postes informatiques, politique de mot de passe, habilitation des salariés, clauses de confidentialité…).

La société INTERTEK France a également mis en place une politique de prévention et de gestion des violations de Données Personnelles.

Nous avons mis en place des mesures commercialement raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel. Toutefois, il est impossible de garantir la sécurité de toutes les transmissions de données sur Internet, de toutes les transmissions sans fil et de tous les systèmes de stockage électronique d’informations.

8. Transferts de vos données en dehors de l’Union européenne

Nous vous informons que vos Données Personnelles peuvent être transférées, traitées et stockées hors de l’Union européenne.

La législation de protection des données en vigueur dans les pays extérieurs à l’Union européenne peut être différente de celle de votre pays de résidence, et vos données peuvent faire l’objet de demandes d’accès de la part d’administrations, de tribunaux ou d’autorités de police dans ces pays. Nous mettons tout en œuvre pour que vos données soient traitées de manière sécurisée et conforme à la législation et à la règlementation en vigueur.

Nous pouvons également transférer des données à caractère personnel comme indiqué ci-après :

  • par voie de transfert à d’autres sociétés du groupe INTERTEK, lorsque ledit transfert est nécessaire aux fins pour lesquelles vous nous avez transmis vos données ; et
  • par voie de transfert à des mandataires et sous-traitants qui réalisent certaines prestations pour notre compte. Les destinataires ne peuvent utiliser ces informations qu’aux seules fins nécessaires à l’exécution desdites activités.

9. Quid des modifications de la Politique de confidentialité ?

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter la présente Politique de confidentialité à tout moment et sans préavis (la « Politique de confidentialité modifiée »).

Vous êtes informé que nous pouvons vous avertir de l’existence d’une Politique de confidentialité modifiée en la publiant sur notre Site ou sur UTOPIA, de telle sorte qu’elle soit accessible via un lien affiché sur la page d’accueil d’UTOPIA.

Vous êtes aussi informé que si vous continuez à utiliser le Site ou UTOPIA après publication d’une Politique de confidentialité modifiée, vous serez réputé avoir accepté ladite Politique modifiée. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement la Politique de confidentialité.

La Politique de confidentialité modifiée entre en vigueur à la date de sa publication ou à toute date ultérieure ayant été spécifiée dans ladite Politique modifiée, et s’applique à votre utilisation du Site ou d’UTOPIA à compter de cette date.

10. Quelle est notre politique en matière de cookies ?

Les cookies et autres informations de suivies sont également recueillis dans le cadre de vos visite sur UTOPIA. Veuillez cliquer ici pour consulter des informations supplémentaires concernant notre Politique de cookies.

11. Plus d’information ?

Vous pouvez être informé à tout moment sur la protection de vos Données Personnelles en contactant la société INTERTEK France :

  • par courrier, à l’adresse Ecoparc 2, Allée de la Fosse Moret, 27400 Heudebouville
  • par mail à l’adresse rgpd.france@intertek.com

Pour toute information relative à la protection des Données Personnelles, vous pouvez également consulter le site de la CNIL : https://www.cnil.fr/

Important !

–  La société INTERTEK France attache une grande importance à la protection de vos données personnelles. N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande d’information complémentaire.

Votre consentement doit toujours être recueilli pour collecter et traiter vos données dans le cadre d’une étude clinique. Vous pouvez le retirer à tout moment.

–  Vos données de santé sont des données sensibles et elles font l’objet de mesures de protection renforcées par la société INTERTEK France.

–  En tant que volontaire, vous serez informé des modalités particulières de traitement de vos données personnelles lors de chaque étude clinique.